Portaria CRMV/GO nº 51/2024, de 17 de julho de 2024
17 de julho de 2024 – Atualizado em 09/09/2024 – 10:17pm
Define procedimentos para realização de eventos institucionais com a organização do Conselho Regional de Medicina Veterinária do Estado de Goiás.
O PRESIDENTE DO CONSELHO REGIONAL DE MEDICINA VETERINÁRIA DO ESTADO DE GOIÁS, no uso da atribuição que lhe confere os itens “a” e “i” do art. 11, da Resolução CFMV nº 591/1992,
RESOLVE:
Art. 1º Esta Portaria estabelece normas e procedimentos para a realização de eventos institucionais pelo CRMV/GO, visando a padronização, a organização e a otimização dos recursos disponíveis.
Parágrafo único. Os procedimentos se referem à organização e à realização de eventos institucionais pelo CRMV/GO, tais como palestras, simpósios, conferências, cursos, workshops, seminários e outros eventos de interesse das categorias profissionais.
I – Solicitação de Realização de Evento
Art. 2º O proponente do evento deverá apresentar um ofício dirigido ao Presidente do CRMV/GO, solicitando a autorização para a realização do evento. O ofício deverá conter as seguintes informações:
a) Tema do evento: Descrição breve do tema central do evento.
b) Objetivos do evento: Descrição dos objetivos específicos que se pretende alcançar com a realização do evento.
c) Data e horário: Data e horário previstos para o início e término do evento.
d) Local: Local previsto para a realização do evento, podendo ser o auditório do CRMV/GO (Auditório Médico-Veterinário Professor Edson Pereira).
e) Palestrantes: Nome dos palestrantes convidados, com breve currículo e área de atuação.
f) Público-alvo: Descrição do público-alvo a quem o evento se destina.
g) Necessidades de infraestrutura: Especificação das necessidades de infraestrutura, como equipamentos de audiovisual, materiais de apoio, alimentação etc.
h) Necessidades de divulgação: Especificação das necessidades de divulgação do evento, como materiais de divulgação, assessoria de imprensa, etc.
i) Previsão de custos: Previsão dos custos com o evento, incluindo despesas com palestrantes, infraestrutura, divulgação etc.
Parágrafo Único. Fica estabelecido que a solicitação de eventos deve ser feita com antecedência mínima de 60 (sessenta) dias. Este prazo poderá ser flexibilizado a critério do Presidente, desde que o CRMV-GO disponha de condições administrativas para realizar os trâmites necessários. Nos casos em que houver necessidade de realização de procedimentos licitatórios, como contratação de local, estrutura e/ou palestrantes externos, o prazo de antecedência será majorado para 90 (noventa) dias.
Art. 3º O ofício de solicitação será encaminhado à Assessoria Administrativa do CRMV/GO, que fará a análise preliminar da viabilidade do evento e o encaminhará para as áreas técnicas pertinentes para avaliação da pertinência aos objetivos institucionais do Conselho.
Art. 4º As áreas técnicas do CRMV/GO, como a Gerência Técnica, analisarão o ofício de solicitação e emitirão pareceres sobre a pertinência do tema do evento, a adequação do público-alvo e a compatibilidade do evento com os objetivos estratégicos do Conselho.
Art. 5º Após a avaliação pelas áreas técnicas, o ofício de solicitação, juntamente com os pareceres emitidos, será encaminhado ao Presidente para deliberação. Caso seja aprovada a realização, os autos serão encaminhados ao Gerente do Departamento de Gestão e Apoio Logístico do CRMV/GO. Caso não seja aprovada a solicitação, os autos serão encaminhados à Assessoria Administrativa para dar ciência ao solicitante e proceder ao arquivamento.
Art. 6º O Gerente do Departamento de Gestão e Apoio Logístico verificará a disponibilidade do auditório do CRMV/GO na data e horário solicitados. Em caso de indisponibilidade, o solicitante será informado e poderá apresentar outra data e/ou local para a realização do evento.
Art. 7º Se o auditório estiver disponível na data e horário solicitados, o Gerente do Departamento de Gestão e Apoio Logístico informará ao solicitante a confirmação da realização do evento.
II – Apresentação do Projeto Completo do Evento
Art. 8º O solicitante terá o prazo de 5 (cinco) dias corridos, a partir da confirmação da realização do evento, para apresentar um projeto completo do evento, contendo as seguintes informações:
a) Programação: Descrição detalhada da programação do evento, incluindo datas, horários, temas das palestras, palestrantes, etc.
b) Plano de divulgação: Descrição das ações de divulgação a serem realizadas para promover o evento, incluindo materiais de divulgação, assessoria de imprensa, etc.
c) Plano de logística: Descrição das necessidades de infraestrutura, alimentação, equipamentos de audiovisual etc., para a realização do evento.
d) Plano financeiro: Descrição detalhada dos custos do evento, incluindo despesas com palestrantes, infraestrutura, divulgação etc.
III – Etapas de Execução do Evento
Art. 9º Após o recebimento do projeto completo do evento, o Departamento de Gestão e Apoio Logístico tomará as seguintes providências:
a) Reserva do auditório do CRMV/GO ou contratação do local do evento, se for o caso.
b) Contratação de palestrantes externos, caso haja necessidade.
c) Reserva de equipamentos de audiovisual e materiais de apoio, conforme solicitação do projeto.
d) Encomenda de serviços de alimentação, conforme solicitação do projeto.
Art. 10 A Assessoria de Comunicação tomará as seguintes providências:
a) Elaboração e distribuição de materiais de divulgação do evento, tais como folders, cartazes e banners.
b) Envio de press releases e notas à imprensa para divulgação do evento, caso haja necessidade.
c) Abertura de inscrições para o evento, se houver, por meio de formulário on-line ou outro método definido.
Art. 11 O solicitante do evento deverá acompanhar o cronograma de execução do evento e manter contato com o Departamento de Gestão e Apoio Logístico e a Assessoria de Comunicação para sanar quaisquer dúvidas ou imprevistos.
IV – Pós-Evento
Art. 12 Após a realização do evento, o solicitante deverá apresentar um relatório final ao CRMV/GO, contendo as seguintes informações:
a) Resumo do evento, incluindo data, tema, público-alvo e palestrantes.
b) Avaliação respondida pelos participantes do evento, por meio de questionário ou outro método de coleta de dados.
c) Conclusão dos organizadores sobre o alcance dos objetivos do evento.
d) Sugestões de melhorias para a realização de futuros eventos.
Art. 13 O relatório final do evento será armazenado no CRMV/GO para fins de registro e avaliação institucional.
Art. 14 Os casos omissos nesta portaria serão resolvidos pelo Presidente do CRMV/GO, ouvidas as áreas pertinentes.
Art. 15 Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura.
RAFAEL COSTA VIEIRA
Presidente
Méd. Vet. CRMV-GO nº 5255